Di Balik Layar

Setiap sekolah memiliki manajerial untuk mendukung kelancaran aspek proses belajar mengajar. Manajerial tersebut meliputi manajemen keuangan, manajemen kesiswaan, kearsipan, kepegawaian, teknologi informasi, keamanan, kebersihan, penjaga malam, tukang kebun, pesuruh.  Semua terintegrasi dalam satu kesatuan tata usaha. Di dunia pendidikan disebut dengan tenaga kependidikan. Keberhasilan penyelenggaraan pendidikan di   sekolah sangat tergantung dari komponen pendukung  dari  proses pendidikan  di  sekolah  tersebut. Semua komponen  tersebut  harus  saling  mendukung  untuk tercapainya keberhasilan  dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolah.

Diperlukan tenaga yang berkompeten di setiap bidang dan latar belakang pendidikan yang sesuai untuk meningkatkan kinerja dan mobilitas ketatausahaan di sekolah. Hal tersebut menuntut adanya pelayanan terbaik untuk semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan di suatu sekolah, antara lain kepala sekolah, guru, siswa, komite sekolah, dan pemangku kepentingan lainnya.

Selama ini publik lebih mengenal tenaga pendidik atau guru padahal dalam sistem pendidikan  tidak hanya terdiri dari tenaga pendidik, tetapi juga ada konselor, tenaga administrasi,  pustakawan, laboran, penjaga sekolah, petugas kebersihan, dan sebagainya. Peran tenaga kependidikan ini sangat dibutuhkan. Mereka bekerja dibalik layar dalam dunia pendidikan memberikan pelayanan administrasi yang dibutuhkan oleh semua warga sekolah.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sendiri telah mengatur mengenai Tenaga Adminitrasi Sekolah, baik jabatan, kualifikasi pendidikan maupun persyaratan bagi tenaga dalam  Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 dan Permendikbud Nomor 32 Tahun 2017 tentang Standar Teknik Pelayanan Minimal Pendidikan.

Dalam dunia global, perubahan terjadi di segala bidang tak terkecuali pada bidang pendidikan. Perubahan tersebut terutama dipicu oleh kehadiran teknologi komunikasi dan informasi. Tenaga kependidikan juga dituntut untuk bisa mengikuti perkembangan  perubahan teknologi yang terjadi saat ini, dengan terus belajar menyesuaikan diri melalui belajar mandiri, bimbingan teknologi dan seminar. Tenaga kependidikan dituntut untuk terus membuka wawasan untuk meningkatkan kinerja dalam melayani keadministrasian.

Salah satu tenaga kependidikan yang berperan penting di sekolah adalah administrasi kesiswaan. Administrasi  siswa  adalah  seluruh  proses  kegiatan  yang  direncanakan  dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontinu terhadap seluruh peserta didik  (dalam  lembaga  pendidikan  yang  bersangkutan)  agar  dapat  mengikuti  proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Tugas seorang administrasi kesiswaan mencakup pengumpulan dan pengelolaan data siswa yang terintegrasi dengan operator data pokok pendidik (dapodik), Administrasi kesiswaan melakukan pencatatan murid baik secara manual di buku induk siswa dan di komputer. Pencatatan tersebut mulai dari proses penerimaan siswa baru sampai dengan murid telah tamat menyelesaikan sekolah. Pencatatan juga meliputi peserta didik yang pindah sekolah atau mutasi dan juga mengundurkan diri. Pencatatan juga mencakup pencatatan asal siswa meliputi daerah asal ataupun sekolah asal siswa, dan melakukan pendataan  penyebaran lulusan siswa tersebut.  Tugas lainnya misalnya mengarsipkan surat menyurat, membuat data  kuantitas dan kualitas siswa berdasarkan prestasi akademik dan non akademik siswa.

Pencatatan pertama adalah buku induk. Buku  induk biasanya  dicatat  dalam  buku  besar. Data  yang  ada  di dalamnya  terdiri dari  nomor urut, nomor induk,data dan identitas siswa yang diambil dari formulir pendaftaran. Buku induk adalah kumpulan data siswa selama menjadi peserta didik di sekolah. Dalam buku induk ini juga berisi data prestasi siswa dari tahun ke tahun. Catatan dalam buku induk rapi, jelas dan bersih. Selain buku induk, ada juga buku klapper, yaitu data pembantu   buku  induk  yang  memuat  data  siswa  yang terbilang penting. Pengisiannya dapat diambil dari buku induk, meskipun tidak semua data. Buku klaper berguna untuk memudahkan mencari data siswa. Terdapat buku mutasi, buku yang digunakan untuk mencatat adanya siswa yang pindah kesekolah lain, baik yang dikarenakan orang tua pindah kerja, pindah rumah dan alasan lainnya.

Selanjutnya ada buku presensi kelas dan buku catatan bimbingan dan penyuluhan. Buku presensi kelas diisi setiap hari, mencatat siswa yang hadir atau tidak hadir, untuk selanjutnya dihitung persentase kehadiran tiap akhir bulan. Buku  catatan  bimbingan  dan  penyuluhan mencatat  siswa  yang  meminta bimbingan dan yang telah mengikuti bimbingan dan penyuluhan. Bimbingan adalah proses bantuan yang diberikan pada siswa dengan memperhatikan kemungkinan dan kenyataan  tentang  adanya  kesulitan  yang  dihadapi  dalam  rangka  perkembangan yang  optimal. Hal ini agar siswa  memahami  dan  mengarahkan  diri  serta  bertindak sesuai dengan tuntutan dan situasi lingkungan sekolah, keluarga dan masyarakat. Bimbingan dan penyuluhan sendiri biasanya dilakukan oleh Guru BP/BK.

Buku yang tak kalah penting adalah buku catatan prestasi belajar siswa. Buku ini digunakan guru untuk mencatat  nilai  mentah  yang  didapat  dari  ulangan  harian  atau  ulangan  umum serta nilai lainnya. Selanjutnya disiapkan pula buku legger yang memuat semua nilai untuk semua mata pelajaran dalam periode tertentu. Buku legger diisi oleh seorang wali kelas yang mendapat nilai dari guru-guru lain yang mengajar di kelas yang diampunya. Selanjutnya buku rapor, buku yang sangat “sakral” bagi siswa yang  memuat  laporan  hasil  belajar  sisw dalam mengikuti pembelajaran di sekolah tersebut.

Menghadapi beraneka ragam karakteristik siswa, apalagi sekolah dengan jumlah siswa hampir 1.000 orang bisa dikatakan bukan sebuah hal yang mudah dalam pengurusan administrasi. Banyaknya berkas yang harus disiapkan, data yang harus selalu diperbarui sesuai dengan kondisi masing masing siswa,  surat menyurat yang berhubungan dengan semua kegiatan belajar mengajar, Namun semua itu bisa terselenggara dengan baik, lancar dengan kerjasama yang baik antara semua stakeholder sekolah. Terlebih saat ini semua terintegrasi dengan sistem komputerisasi dan terhubung secara realtime karena bersifat online terhubung dengan internet. Demikian kira-kira gambaran tugas administrasi sekolah yang dilakukan oleh tenaga kependidikan di sekolah, bisa dikatakan sebagai tugas “di balik layar”.

Oleh: Friskila Mardiana SE

Tenaga Kependidikan SMA Negeri 1 Manggar

Artikel ini telah terbit di harian Belitomg Ekspress pada Kamis (31 Maret 2022)